Palavras, valores, aprendizado e progresso
Maria Aparecida Antunes
“As palavras têm poder”, dizia para mim a minha mãe... Palavras faladas ou escritas. Elas constroem/destroem, abrem/fecham, curam/machucam. Elas podem construir confiança e promover um senso de objetivos compartilhados. Elas podem dirigir outra atenção para áreas de convergência ou, ao contrário, trazer o foco quando há divisão. As palavras podem confundir ou podem esclarecer. As palavras podem ser ambíguas e, por isso, merecem cuidados e seleção.
Professores, estudantes e penso que todos os profissionais necessitam deixar bem esclarecidas as suas mensagens escritas e inspirar seus leitores a ações construtivas. São eles que vão pensar sobre o que se está escrevendo e, portanto, devem ser respeitados.
Essas dicas descritas neste texto foram baseadas em experiência prática e análise de estudiosos sobre o que funciona e o que não funciona em comunicação escrita relacionada às diretrizes técnicas, administração e treinamento na área de produção e de desenvolvimento de sistemas de gestão da qualidade, e que puderam ser aplicadas nos trabalhos acadêmicos da pós-graduação e, mais recentemente, na docência.
Espero que seja útil a você, leitor.
1) Use palavras com conotações positivas
As palavras podem criar uma resposta emocional na mente do leitor. Podem lembrá-lo sobre uma situação ou circunstância conectada a emoções positivas ou negativas. Uma vez que o objetivo da comunicação é trabalhar através da cooperação e entendimento mútuo, é preciso esforçar para que as palavras usadas tenham conotações positivas, pois se espera que elas sejam menos susceptíveis de desencadear uma resposta de conflito na mente do leitor.
2) Seja breve e direto
Valorize o tempo do leitor. Procure ser o mais conciso possível. Por exemplo, use palavras descritivas em vez de parágrafos descritivos.
3) Sempre opte pelo lado positivo
Falhas e obstáculos não são necessariamente algo negativo. Por exemplo, restrições estimulam a criatividade. Problemas podem exigir novas soluções e falhas são componentes-chave da aprendizagem e levam ao progresso.
Observa-se historicamente que em épocas de recessão anteriores várias empresas foram criadas e mantidas, como FedEx, Microsoft, Apple, Oracle e o SAS Institute. Por sua natureza, os departamentos de qualidade das empresas acumulam informações sobre falhas, defeitos e problemas. Estas informações tornam-se altamente valiosas para melhoria e inovação dos profissionais engajados, focados no lado positivo da situação.
4) Diga o que você quer, e não o que não quer
Quando lidamos com projetos, trabalhos de conclusão de curso (TCC), dissertações e teses, observamos que “um objetivo definido já é meio caminho andado”. Porém um objetivo pode ser o esboço do que se quer ou, reciprocamente, do que não se quer que seja realizado para encontrar um resultado. Logo, não é importante descrever o que possivelmente pode dar errado. Ou seja, é preciso focar nas soluções, não em problemas, assim como, focar nas expectativas (objetivos), e não nas precauções.
5) Seja específico
Palavras que expressam sua opinião devem ser usadas com cuidado e com moderação. São exemplos de tais palavras: compreensível, claro, consistente, inequívoco...
Palavras gerais também devem ser usadas com cautela: sempre, nunca, tudo, nenhum, falta, quase, semelhante...
O que aparenta ser consistente para uma pessoa pode não ser do ponto de vista de outra. Para usar tais palavras é preciso saber, primeiramente, sua definição.
6) Sem promessas
A experiência demonstrou que se uma organização executar bem acima das expectativas iniciais do cliente, mas, abaixo de suas promessas originais, a insatisfação desse cliente será inevitável.
7) Não use jargões, abreviações e frases incompletas
Altamente usada na comunicação eletrônica para economizar tempo gasto em digitar palavras, tal linguagem não melhora a comunicação ou harmonia de um texto escrito. Prefira o lado seguro e escreva em linguagem simples, use palavras inteiras em vez de abreviações e sempre apresente o significado de uma sigla na primeira vez que usá-la no texto.
Às vezes, é necessário realizar uma lista para facilitar a compreensão de siglas.
8) Use “eu” para perguntar e “você” para retornar
Em documentos formais evita-se usar “você” e “eu”. Porém, mesmo em situações informais, existem regras a serem usadas, por exemplo, na comunicação eletrônica. Assim, quando perguntar, requisitar ou expressar insatisfação e preocupação, a sugestão é responder “eu não entendi” ou “eu apreciaria”. Isso ajuda a tornar a mensagem menos exigente e destrutiva.
Outra sugestão é quanto o uso do “você”. Deve ser usado nas ocasiões em que se está oferecendo, sugerindo, informando ou convidando, por exemplo. Dessa maneira, será colocado o foco nos interesses e benefícios do leitor.
Referência:
Campanizzi, J. Effective Writing for the Quality Professional: Creating Useful Letters, Reports, and Procedures. American Society for Quality (ASQ). Quality Press: Milwaukee, Wisconsin. 2005.
Data de Publicação: 22/04/2015
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